レンタルスペースを面接会場として使う

2018年現在、次年度以降の新入社員採用ルールの撤廃が取り沙汰されており、会社説明会、面接の実施時期に変動が起こる可能性があるのですが、いずれにせよ年に1度は新人を採用するために企業側も活動しなければならない時が来ます。

会社説明会にせよ、試験や面接にせよ、ふだんオフィスにいる人員をはるかに超えるおおぜいの学生、あるいは中途採用候補者を迎えなければなりません。そうなりますと、自社屋内ではスペースが足りないということもあるでしょう。

さらに、本社所在地だけでなく、札幌、仙台、広島、福岡などといった地方中核都市まで出向いて説明会や試験・面接をしなければならない企業もあります。あるいは逆に、本社が大都市圏になく、東京、大阪、名古屋といった大都市圏に出向かなければならない企業もあることでしょう。

そのような事情がありますと、社外にレンタルスペースを借り受けて会社説明会、面接・試験会場とする形は必須となります。

また、幸いにしてそうした事情がないとしても、自社屋内ではなくあえてレンタルスペースを借りて実施する方が、コストの面でも運営の面でも、さらには新人採用の成果の面でも、より高いベネフィットが得られることもあるのです。

レンタルスペースを会社説明会、面接・試験会場として利用するメリットを整理していきましょう。

 

会社説明会、面接・試験会場には、ある程度広い地域からできるだけたくさんの人を集めたいものです。そのためにも、会場は交通の便がよく、アクセスが容易な主要ターミナル駅周辺に設定する必要があります。

大都市圏でも地方中核都市でも、貸し会議室やレンタルスペースはターミナル駅のちかくに展開しています。人を集めるために有利なロケーションのスペースを見つけて選択することができるでしょう。


 

会社説明会、面接・試験を本社でおこなうとしましょう。多くの会社は、駅にちかいとは言っても、歩いて5分以上はかかるくらいすこし離れたところにあるものです。そして都会では街並みが細い路地で小さなブロックに細分され、駅から本社までの経路は複雑になることもあります。

そんな場合、説明会や面接の出席者が道に迷って遅刻するようなことがないよう、駅から本社までの道々、分かれ道や曲がり角ごとに誘導の人員を置く必要が出てくることもあるでしょう。

これに対し、レンタルスペースを説明会、面接会場とすれば、駅の改札口を出れば目の前に見えるような建物にあることがほとんどですから、経路はシンプルで迷うことはなく、誘導の人員は不要になります。



 

用途に合わせたスペースを選択できる

自社屋内でおこなおうとすると、ひとつかふたつの限られたスペースしか割くことができないでしょう。広さも変えられず、レイアウトの変更もたいへんです。そのため、会社説明会、面接、試験といった異なる用途に合わせるフレキシビリティーに欠けます。

これに対してレンタルスペースであれば、会社説明会や筆記試験会場なら広めの部屋に「スクール型」のレイアウト、グループ面接のためには待合室と手頃な広さの部屋の組み合わせ、個別面接なら小部屋、役員面接ならそれにふさわしい部屋といったように、それぞれの用途に応じて適切な広さと雰囲気を持つスペースが選べます。

さらに、同じ建物の中で複数のタイプのスペースを同時に利用できるので、会社説明会と筆記試験、面接を同日中に実施することも可能です。

 

会社説明会、適性試験、面接のいずれについても、レンタルスペース業者の専門コンシェルジェによるコーディネートを依頼することができます。経験豊富なスタッフのノウハウによりスムーズで実りある採用活動をおこなえます。

会場手配、受付業務、進行管理、備品手配などにおいて、見落としがちな細かい点にいたるまでトータルでコーディネートしますので、主催者側は手間やコストを大幅にはぶくことができます。

 

採用活動に利用できる自社屋内のスペースと同様に、そのために必要になる機材などの設備や装備品も、高価なわりに年に数回しか使いません。もったいない話です。

そういったものについても、レンタルスペースが貸してくれるものを使うことで、コストを削減できます。会社説明会では資料や映像を映しだすスクリーンやディスプレイが必要になりますし、説明の音声を流すオーディオ機器も必要になります。レンタルスペースはハイクオリティなものも含めてオーディオヴィジュアル機器をレンタルできます。ベーシックなもので十分なら、特にオプション料金を出さなくとも部屋にそなわっています。さらに、WiFi通信環境も標準装備しているレンタルスペースが増えてきています。

ハイクオリティの機器の操作がむずかしいようなら、レンタルスペースのスタッフが代行してくれます。不具合が生じてもすぐにカバーしますので、採用活動が滞ってしまうことはないでしょう。



 

レンタルスペースで貸出している備品

貸し会議室で貸し出される備品は、おもに下記のようなものがあります。

映像機器（プロジェクター、モニター、スクリーンなど）

紙の資料だけでおこなう会議もありますが、最近はなんらかの映写装置がほぼ必須でしょう。業者が用意するオプションから、種類や大きさもさまざまに選べます。

また、画像や動画を上映するためには、PCやUSBメモリーなどの媒体でデータを持ち込む必要があることもあります。画像データの規格やファイル形式も何種類かありますので、規格・ファイル形式に対応した装置があるかどうか、事前に確認しましょう。ケーブルやコネクターにもいろいろな規格があります。持ち込むPCを接続できるコネクターをそなえているかについても、事前に確認しておきたいところです。

音響機器（マイク、マイクスタンド、アンプ、スピーカーなど）

音声を拾うマイクロフォン、音声を増幅し調整するアンプ、出力するスピーカーといった機器です。

ネット環境

PCやUSBメモリーなどは貸し会議室業者が用意するのではなく、自前のものを持っていくことになります。ただ、今どきのPCはネット環境、インターネット接続がととのったところでないと十分に役立ちません。

そのため、最近のレンタルスペースはWi-Fiや有線でのインターネット通信設備を用意しています。

ホワイトボード

ホワイトボードも場合によっては必要になるでしょう。セミナーやビジネスでの利用を想定した貸し会議室では、ほとんどの場合常備されていて、無料で貸してもらえます。

司会台、講演台

司会者や発表者の前に設置して、資料やマイクなどを置く台です。司会台、講演台があると、発表のしやすさがかなり変わるものです。会場の広さや人数に合わせて、適切な大きさのものをレンタルします。

これらの貸し出しは有料のことが多く、2000円くらいのオプション料金になります。

追加の机や椅子

スペースの大きさと基本的なレイアウトにより標準規定として決まった数のデスクやチェアーは無料のケースがほとんどです。しかし、急に参加人数が増えた場合など、追加のデスク、チェアーが必要になることもあるでしょう。そのようなケースは事前に想定できることが多いでしょうから、あらかじめ業者に追加の可能性を伝えておきましょう。

衝立、ハンガーラックなど

衝立（ついたて）はスペースを分けたり、簡易バックヤードを作ったり、簡易着替えスペースにしたりと、さまざまな使い方ができる便利グッズです。おこないたいイベントに合わせられるだけの数があるかどうか、事前に確認しましょう。貸し会議室｜TCフォーラム

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